2024/03/06

プレゼンテーションとは?人を動かすプレゼンの基本

プレゼンテーションとは?人を動かすプレゼンの基本

プレゼンテーションで、発表することに
精一杯になってしまった経験はありますか。

多くの方が発表することに
精一杯になった経験があるかと思います。

実は、プレゼンテーションで
最も大事なことは、

発表を通して「人を動かす」ことだと
言われています。

本記事では、
プレゼンテーションとは何か?から始まり

プレゼンテーションを通して
「人を動かす」ために今すぐ
できることをご紹介いたします。

プレゼンテーションが初めての方
慣れてきたけれどお悩みがある方
特に必見です。

1.プレゼンテーションとは?

プレゼンテーションとは?

まずは、プレゼンテーションとは何かについて簡単にまとめます。

1-1.プレゼンテーションの定義

プレゼンテーションとは、コミュニケーションの手段の一つで、相手に情報や主張を伝える手法です。

多くの場合、視覚情報としての資料と、口頭発表を活用します。

日本では略して「プレゼン」と呼ばれる場合が多く、こちらの呼び方の方が馴染みがある方も多いかもしれません。

1-2.プレゼンテーションの目的

プレゼンテーションを行う目的は聞き手に情報を伝え、行動を起こしてもらうことです。

具体的には、自らの提案を採用してもらうことや、現状を改善するためのアクションを考え、実行してもらうことなどです。

つまり、「人を動かすことができるかどうか」が鍵になります。

プレゼンを実施して満足してしまう方もいらっしゃいますが、伝えるだけであれば、会話や全体発表と同じです。

せっかく準備・練習を重ねるので、人を動かすことを意識し、狙った成果や変化を実現できるようにプレゼンを行いましょう。

2.プレゼンテーションの要素

プレゼンテーションの要素

第2章では、プレゼンテーションを構成する具体的な要素を4つご紹介いたします。

2-1.内容

プレゼンテーションは聞き手へ伝える内容があってはじめて、準備がスタートします。

提案や意見の主張といった目的を踏まえて、自分が一番伝えたい内容や聞き手に伝えやすくなるために必要な情報を集めます。

2-2.構成

内容が決まったら、プレゼンテーションの構成を考えます。

プレゼンテーションの構成にはいくつか種類がありますが、まずは概要を話し、その後詳細を話していく順番を取ればどんなプレゼンでも外すことはありません。

プレゼンテーションの構成には、他にも様々ありますので自分が行うプレゼンテーションの内容・場面にあわせて選択してみると、より完成度の高いプレゼンテーションになるでしょう。

2-3.視覚情報

プレゼンテーションの際には、発表者の口頭発表に加えて、スライドやポスター、配布資料などの視覚情報を添える場合が多いです。

スライド等に載せる情報は厳選し、自分の話がメインとなるように工夫して作成しましょう。

2-4.自分の見せ方・話し方

プレゼンテーションを聞いていると、話す内容と情報が同じでも、発表者によって聞こえ方・感じ方・わかりやすさが違うことがあります。

また、有名なメラビアンの法則によると、非言語情報(聴覚・視覚)が聞き手の印象の約90%を占めるそうです。

それだけ、自分の見せ方・話し方はプレゼンテーションの完成度に大きな影響を及ぼす要素といえるでしょう。

プレゼンテーションの主役は、発表者のあなたです。

準備した内容がスムーズに話せるようになったら、声のトーンや大きさ、姿勢や視点、身振り手振りなどにも気を配ると、より魅力的なプレゼンテーションにつながります。

以上、大まかに4つの要素が組み合わさって、プレゼンテーションは成り立っています。

3.プレゼンテーションが上手い人・下手な人の特徴

プレゼンテーションが上手い人・下手な人の特徴

プレゼンテーションは第2章までにご紹介した要素を組み合わせて準備し、発表します。

しかし、同じ内容を伝えていても一発で伝わる上手い人もいれば、わかりにくく感じてしまう、プレゼンテーションが下手な人もいます。

この章では、プレゼンテーションが上手い人、下手な人の特徴をご紹介します。

自分のプレゼンを自己チェックするためにお役立てください。

3-1.プレゼンテーションが上手い人の特徴

プレゼンテーションが上手い人は、下記のような特徴を持っています。

聞き手に合わせて話すことができる

プレゼンテーションが上手い人は、聞き手に合わせて話すことができます。

聞き手がどのような人なのか、何を求めてプレゼンテーションを聞いてくれているのか、どんな言葉が刺さるのかなどを事前に考えておき、それに合わせて準備を行い、話しています。

自信を持っていることがわかる

プレゼンテーションが上手い人を見ると、プレゼンテーションの最初から最後まで自信があるように見えませんか?

その自信は、表情や立ち居振る舞い、話し方から溢れ出ています。

資料がわかりやすい

プレゼンテーションが上手い人が作成する配布資料やスライドは、見た目に美しく、情報が整理されていてわかりやすいです。情報量も過不足がなく、自らの話を適切に補足しています。

質問に真摯に答えている

プレゼンテーションの最後に設ける質疑応答では、質問に真摯に答えています。

回答できる質問には簡潔に答え、すぐに回答ができないものについては正直に「お調べして回答します」とお伝えしてその場を終え、後日確実に回答しています。

3-2.プレゼンテーションが下手な人の特徴

一方で、プレゼンテーションが下手に見える人には、下記のような特徴があります。

段取りが悪い

プレゼンテーションが下手な人は、入念に準備をしていても発表時の段取りが悪いことがあります。

具体的には、構成がセオリーに沿っていない、必要な説明が必要な時に話せていない、結論がわかりにくい、などが当てはまります。

自分が話すことに精一杯になっている

聞き手のことを見ずに、メモから片時も目を離さずにプレゼンテーションを行う人を見たことがあるかもしれません。

自分が話すことに精一杯になってしまうときには、その余裕のなさが聞き手にまで伝わっています。

資料がわかりにくい

プレゼンテーションが下手な人は、せっかく話すのが上手でも、資料が分かりにくくて損をしている場合があります。

特に、1つのスライドに2つ以上重要な情報を入れることや文字が小さいこと、色を多く使いすぎることなどがわかりにくさの原因であることが多いです。

質疑応答に恐怖心がある

プレゼンテーションを終えて一安心したところで質疑応答の時間になると、急に不安げな雰囲気を醸し出す人がいます。

その原因はおそらく「どんな質問をいただくかわからない」ことにあるのでしょう。

そして、想定外の質問をいただくと慌ててしまい回答がしどろもどろになってしまいます。

あなたはプレゼンテーションの上手い人・下手な人どちらの特徴に思い当たるものがありますか?

上手い人の特徴を持っている人は、そのままプレゼンテーションのコツを抑えて更にブラッシュアップしていきましょう。

プレゼンテーションが下手な人の特徴に共感を得る方々も、大丈夫です。この先の内容を一緒に確認していけば、必ず上達します。

プレゼンテーションのコツをお伝えする前に防いでおきたい失敗例をご紹介します。

4.初心者にありがちな失敗例

初心者にありがちな失敗例

プレゼンテーションの初心者の多くが経験する失敗例。先回りして失敗例を知っておくと、対策ができてプレゼンテーションのクオリティも向上するでしょう。

ここでは、代表的な4つをご紹介します。

資料作成に時間をかけすぎる

プレゼンテーションの事前準備の際、避けて通れない「資料作成」。

多くの場合は、発表のときに表示させるスライドを作成すると思います。

凝ったデザインを研究し、かっこいいアニメーションを付けるなどしているうちにスライド作成に何時間もかけていた…ということはありませんか?

わかりやすく、見栄えのいいスライドを作ることは必要ですが、時間をかけすぎて肝心の発表の練習ができなければ、本末転倒です。

準備期間から逆算して大まかな目安時間を決めておき、それ以上時間をかけないように気をつけましょう。

時間内に発表が終わらない

プレゼンテーション本番で発表を夢中で進めている中、想定よりも早く残り時間のアナウンスが聞こえると焦りますよね。

最悪の場合、準備した全ての発表内容を伝え終わる前に強制終了となってしまうこともあります。

時間内に発表が終わらない理由は、多くの場合、「練習で時間配分を把握していないこと」か「発表時に予定外の内容を話しすぎること」にあると考えられます。

それぞれ、本番を想定したリハーサルを行うときに先回りして対策しておきましょう。

早口で話してしまう

プレゼンテーションの本番には、緊張してしまう方が多いと思います。緊張すると、早口になる方も多いでしょう。

過度に早口になると、聞き手を話から置いていってしまいます。

一度話に置いていかれた聞き手は、早口のプレゼンに追いつくことが難しいです。

対策として、どのようなスピードが適切なのか、事前に確認することができます。

そして、本番中に自分が早口になっていると気づいたら、一度深呼吸をして、ゆっくり話し始めましょう。

緊張で頭が真っ白になる

プレゼンテーションの準備はしっかり行ったのに、緊張で頭が真っ白になり、何も話せなくなってしまうことがあります。

せっかく準備していたのに、もったいないですよね。

この対策としてできることは、話す内容をキーワードや箇条書きでまとめたメモを作成することです。

メモを使いながら練習をして、本番の時もお守りとしてメモを持っておくと安心して発表できる場合が多いです。

皆さんのプレゼンテーションでは、ご紹介した4つの失敗例を先回りして防げていると幸いです。

5.プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションのコツ

4章までの内容を踏まえて、ここではプレゼンテーションを成功させるちょっとしたコツをご紹介します。

プレゼンテーションが初めての方に向けた「すぐに実践できるコツ」と

少しプレゼンテーションに慣れてきたら挑戦したい「1ランク上を目指すためのコツ」

それぞれ自分に合った内容をご覧ください。

5-1.すぐに実践できるコツ

準備は入念に

プレゼンテーションは準備が肝心です。準備が上手くできれば、本番も成功したようなものです。

準備にかけられる時間を確認できたら、練習時間を確実に確保するようにします。

内容の調査や資料作成に時間がかかりすぎて、練習できずに本番へ突入する、というヒヤヒヤを防ぐためです。

資料に載せる情報は過不足なく

プレゼンテーションではスライド資料を作成することが多いですが、文字や情報量が多すぎてわかりにくくなることがあります。

スライド作成での鉄則は「1枚1情報」です。

スライド1枚につき、重要な情報は1つに留めることを心がけましょう。

プレゼンテーションの主役はスライドではなく、あなたです。

自分の話し方・見せ方に重きを置いて準備する方が魅力的なプレゼンにつながります。

他の人に見てもらってリハーサル

本番までの間に通しのリハーサルを行うことは必ず取り入れて欲しいのですが、

可能であれば、同僚や友達など、他の人に自分のプレゼンテーションを見てもらう機会を作ります。

そうすると、自分以外の客観的な視点からプレゼンテーションを見て、フィードバックをもらうことができます。

いただきやすい質問を知り、対策することもできます。

もし他の人に見てもらうことが難しい場合には、自分のプレゼンテーションをスマホなどで録画してみましょう。

録画した自分のプレゼンテーションを視聴し、振り返るだけでも、当時の自分とは違う客観的な視点を取り入れることが可能になります。

質問を予想し、答えを準備しておく

自分のプレゼンテーションの内容が固まったら、全体を読み直して、質問をいただく部分がないか確認してみます。

同じプレゼンテーションを複数回行う場合には一度いただいた質問に対し、答えを用意しておくと同じ質問をいただいた時に回答しやすくなります。

最初はゆっくり話し始める

プレゼンテーション本番ですぐできることとして、最初はゆっくり話し始めることがあります。

人それぞれ、早く聞こえる音声情報を理解することが得意な人と、苦手な人がいます。
その苦手な人に合わせる形です。

早口が苦手な人は、一度話から置いていかれるとプレゼンテーション自体への興味を失ってしまうことにつながりかねません。

最初だけでも大丈夫ですから、思っているよりもゆっくり話し始めて、徐々に自分が話しやすいスピードへ変えていくと良いでしょう。

自信のある表情で

同じ内容でも、自信のある表情で話すだけで、いいプレゼンに見えることが多いです。

自分が目標とする人がいれば、その人のプレゼンでの振る舞い方をよく観察し、真似して見るだけでも、自信のある表情を再現することができるでしょう。

以上、6つのコツをご紹介しました。

初めてプレゼンテーションを行う方は、どれか一つ、取り入れられそうなものを決めて、実行してみてはいかがでしょうか。

そして、6つのコツが実践できるようになったらこれからご紹介する内容も少しずつ取り入れてみてください。

5-2.1ランク上を目指すためのコツ

ここでは、プレゼンテーションに慣れてきた人が、さらに1ランク上のプレゼンテーションを目指すためにできることをご紹介します。

相手に意識を向ける

プレゼンテーションの目的は、聞き手に情報を伝え、「人を動かす」ことであるとお伝えしました。

人を動かすためには、動かしたい人のことを知ることが一番の早道です。

準備中には、相手がどのような情報を求めているのか、どのような言葉だと伝わりやすいかなどを考えながら内容を練ってみましょう。

そして、プレゼンテーション本番では、聞き手のことを見ながらプレゼンテーションをし、理解が追いついていない場合は補足説明を入れてください。

聞き手に伝わることを重視して発表できると、より人を動かすプレゼンテーションにつながるでしょう。

1対多数のプレゼンテーションで相手に意識を向けることが難しいと思う場合には、「1対1の集合体」だと思うと話しやすくなるかもしれません。

聞き手一人一人を見ながら話すと、より1対1のコミュニケーションのように話すことができるので、気になる人はお試しください。

非言語に意識を向ける

非言語とは、文字の通り、話す内容以外の部分です。具体的には、下記のものが該当します。

【プレゼンテーションにおける非言語要素】

視線、表情、ジェスチャー、抑揚、間など

同じプレゼンテーションを行うとしても、直立不動で無表情で話すのと、表情豊かに、効果的なジェスチャーを交えながら話すのとでは、

後者のほうが良いプレゼンテーションに感じられるのではないでしょうか。

改めてお伝えいたしますが、プレゼンテーションの主役は話し手のあなたです。

相手に自発的に行動したい!と思わせるには、話し手のあなた自身が聞き手の心を動かせるように工夫をしてみましょう。

感謝の気持ちを持つ

プレゼンテーションで特筆して重要と語られることは少ないですが、感謝の気持ちを持つことは最も重要かもしれません。

参加してくださっていること、お時間をとって自分の話を聞いてくださっていること、話に興味を持っていただいていることなど、プレゼンテーションの場面一つをとっても自分以外の方々の協力があって成り立っています。

一つ一つに感謝してお伝えすることでより自分の主張、思いが伝えやすくなります。

スキルだけでなく“想い”が大事

プレゼンテーションを準備していると中身や見せ方を考えてしまいますが、それよりも大切なことは「想い」を届けることです。

プレゼンテーションをするにあたって、
「〇〇のことを伝えたい」
「皆さんに〇〇と感じてもらいたい」
「こんな行動を取ってもらいたい」など

自分なりの「想い」を誰しもが持っていると思います。

上手くキレイに話すことが目的ではありません。

自分の「想い」が何なのか、時々振り返りながらプレゼンテーションを準備して、あなたにしかできない素敵なプレゼンテーションを目指してみてください。

以上、プレゼンテーションを1ランク上げるためのコツをご紹介いたしました。

これらの内容には、当メディアサイトの運営元「日本コミュニケーション認定協会」が開催している『コミュニケーション能力 準1級認定講座』で扱われているものもあります。講座では実践を交えてより深く学び習得することが可能です。

実践を繰り返しながら、1ランク上げるためのコツを習得できると、他の方と差がつくような圧倒的なプレゼンターになれるでしょう。

6.プレゼンテーションで緊張しない方法

プレゼンテーションで緊張しない方法

ここまでプレゼンテーションの概要やコツをご紹介してきましたが、「緊張すると全部できなくなってしまう」というお悩みをお持ちの方がいらっしゃるかもしれません。

この章では、プレゼンテーション本番で緊張しない方法を3つ伝授いたします。

練習を何度も行う

根本的なことですが、プレゼンテーションを準備したら、練習を何度も行いましょう。

練習を積み重ねることは、「ここまでやったから、私は大丈夫」という自信につながります。

また、「体が覚えている」という表現があるように、何度も練習した話、ジェスチャーなどは頭から抜けてしまったとしても、プレゼンの場になれば自然に体が動いて実行できたりするものです。

リハーサルで他の方に見てもらって、「良かったよ」「大丈夫」など、他者からの言葉をもらうことも、自信につながって緊張しにくくなるでしょう。

ハードルを上げすぎない

プレゼンテーションの場では、インパクトを残すためについ大きなことを言ってしまいがちになります。

しかし、それが自分のプレッシャーになってしまうのであれば、内容を見直したほうがよいサインです。

例えば、何か行動を促したいときに「このプレゼンを聞けば全部実行できるようになります!」とお伝えするよりも、

「どれか一つでも持ち帰って実践できれば大丈夫です。」とお伝えするほうが、話し手も聞き手も安心してプレゼンテーションの場を過ごせるのではないでしょうか。

これが、ハードルを上げすぎないことです。

実際に、ハードルを下げておけば、1つ実践すれば良いことを3つ実践できれば、聞き手の皆さまの満足度が上がりますし、

全て実践できれば、聞き手の期待を大きく超えるプレゼンテーションになったと評価されるでしょう。

リラックスしている時、自信に溢れている時を思い出す

プレゼンテーションの直前にできることとして、過去にリラックスした体験や、自信に溢れていたときの状況を思い出すことがあります。

例えば、海辺で波の音を聞いた体験や十分に準備して臨んだテストなどです。

事前に、プレゼンテーション前にどんなイメージを持つと落ち着きやすいかを決めておくと良いでしょう。

直前に1分間、目を閉じてその時の状況をイメージしてみてください。

深呼吸と合わせると、緊張していた気持ちが収まり、イメージ通りの心境になってプレゼンテーションに臨めるはずです。

以上、3つの内容を実践すれば、かなり緊張が抑えられるようになるはずです。

7.最後に

最後に

本記事では、プレゼンテーションとは何か、から始まりプレゼンテーションに役立つ内容を網羅的にご紹介いたしました。

プレゼンテーションが初めての方から慣れてきた方まで、少しでも助けになるものになっていたら幸いです。

そして、記事の中でも少し触れましたが、「1対多数」のプレゼンテーションでも、やることは「1対1」のコミュニケーションと同じです。

もし、これまでご紹介した内容を実践しながらもプレゼンテーションに関するお悩みがある場合には、

私たちの『コミュニケーション能力認定講座』で学べる内容が役に立つかもしれません。

日本コミュニケーション能力認定協会では、1対1から1対多数でのコミュニケーション、また基本的な信頼関係の築き方や上級のコミュニケーションスキルまで、あらゆる場面を想定したコミュニケーションについて実践を通して学ぶ講座を開講しています。

『コミュニケーション能力 2級認定講座』では1対1のコミュニケーションを、『コミュニケーション能力 準1級認定講座』ではプレゼンテーションを含め1対多数のコミュニケーションをそれぞれ取り扱っています。

『コミュニケーション能力 2級認定講座』、『コミュニケーション能力 準1級認定講座』はどちらからでもご受講可能なため、

コミュニケーション能力の向上にご興味をお持ちの方は、まずは多くの方がダウンロードされている【無料eBOOK】をご覧いただくか、

下記リンクより【コミュニケーション能力認定講座】の内容をご確認ください。

← 記事一覧に戻る

【eBOOK】今なら無料プレゼント
人間関係が劇的に変わる
コミュニケーション
『5つの秘訣』とは?

人間関係や仕事でうまくいく人と、そうでない人の
コミュニケーションには、どのような違いがあるのでしょうか?

この無料eBOOKは、両者の違いを探求して見出した、
コミュニケーションがうまくいっている人たちの
「共通点」や「秘訣」の一部をまとめたものです。

  • 部下やチームをもっとうまくまとめたい
  • 営業や接客・販売の成績をもっと上げたい
  • 人を巻き込む力・人を動かす影響力を身につけたい
  • 言いたいことが伝わらずに悔しい思いをしている
  • 家族や恋人との関係をもっと良くしたい

1つでも当てはまることがある場合は、
このeBOOKがきっとお役に立てることでしょう。

今すぐ下記からダウンロードして、ご活用ください。