上手な伝え方ができるようになる今から実践できるポイント10選！
相手とのコミュニケーションにおいて、
「うまく伝わらなかった」と思うことは、
誰しも経験のあることではないでしょうか。
または、
「なぜか間違った解釈をされてしまった」
ということもあったかもしれません。
そこで今回は、ココを押さえるだけで、
伝え方がぐんと上達するポイント10選をご紹介します。
伝え方がうまくできるようになると、
良好なコミュニケーションに繋がりますし、
プライベートでもビジネスにおいても活用できるはずです。
１．上手な伝え方ができるようになるメリット
先程も簡単にお伝えしましたが、上手な伝えができるようになるとどんなメリットがあるのか、具体例を踏まえてご紹介します。
1-1．円滑なコミュニケーションがとれる
物事を相手に上手に伝えることができれば、円滑なコミュニケーションがとれます。
コミュニケーションにおいて大切なポイントは、伝えたい情報が「正確に」相手に伝わることなのです。
話し手が「伝えた」と思っていても、聞き手が正確に理解できていなければ、それは「伝えたことにはならない」とも言えます。
話し手の立場で考えた時、繰り返し説明しても伝わらなかったり、何度も聞き返されたりしてしまうとそれだけでやり取りの量や回数が増えてしまいます。
だからこそ相手に、一度で正確に伝えることができると、円滑なコミュニケーションにつながるのです。
1-2．信頼関係を築くことにつながる
上手な伝え方ができることは信頼関係を築くことにもつながります。
みなさんは信頼している人に対して「この人は私のことを分かってくれているな」と感じることはありませんか？
もしそう感じるのであれば、それは相手が、
自分がよく使っている言葉の表現や、自分が理解しやすい言葉で、伝えてくれているからかもしれません。
このように、相手がよく使っている言葉の表現や、相手が理解しやすい言葉で伝えることができると、相手から、「この人は私のことを分かってくれている」と思われやすくなります。
すると、そこから安心感や親近感を抱くようになり、結果として信頼関係を築くことにつながります。
つまり、相手に合わせた伝え方ができると、聞き手は話し手に親近感を抱きやすくなり、その結果、信頼関係を築くことにつながるのです。
２．上手な伝え方ができるようになるポイント10選
ここまでは上手な伝え方ができるようになるメリットをお伝えしました。
この章では上手な伝え方ができるようになるポイント10選をご紹介します。
是非参考にしてみてください。
2-1．具体的に伝える
具体的に伝えることは、相手にとって、話の構成や内容のイメージがしやすくなるというメリットがあります。
具体的に伝える方法として、数字を使うことが挙げられます。
例えば、２人の部下から
Aさん
「ご報告が２点ございます。１点目は～～です。２点目は～～です。」
Bさん
「ご報告がございます。〇〇は〜です。あ、他にもありまして、〇〇は～です。」
と報告を受けた際、AさんとBさんのどちらの方が伝わりやすいでしょうか？
Aさんの方が具体的な内容が含まれており、状況が伝わりやすいのではないでしょうか。
このように数字を入れることで、相手に伝わりやすい表現につながるのです。
2-2．相手の立場になって考える
相手の立場になって考えることは、自分の話し方や自分が使っている言葉を客観視することができ、相手が自分にどうしてほしいのかに気づくきっかけとなります。
「もっと仲良くなりたい」と感じている相手や「なぜかコミュニケーションがうまくいかない」と感じている相手との、関係を改善することにも効果的です。
私も実際に、コミュニケーションがうまくいかないと感じている相手を想定し、相手の立場になって考えたことで気づきがありました。
その相手とのコミュニケーションにおいて壁があるような気がしていたのですが、
考えてみると、
私が素直になれていなかったことで、相手も本音を話しにくかったのかもしれないと反省し、 素直な気持ちで思いを伝えることを意識するようになりました。
その結果、相手も本音を話してくれるようになり、関係が良くなったと感じています。
このように、相手の立場になって考えることで上手な伝え方ができるようになるはずです。
2-3．話し方を相手に合わせる
話し方を相手に合わせることは、聞き手が話し手に対して、親近感がわきやすいという効果があります。
1-2．でもお伝えしたように、聞き手が意識しないうちに「この人は私のことを分かってくれている」と感じ親近感がわきやすくなるのです。
そして実は、言葉の表現以外に、話し方でも同じ傾向があるのです。
話し方において相手に合わせる要素としては、声の大きさやスピード、トーンの高低が挙げられます。
意識するポイントとしては、相手がどんな声の大きさやスピードで話しているのかよく観察し、合わせることが大切です。
例えば、相手がハキハキ大きな声で元気よく話す方なら、自分も大きな声で話してみる。
相手がゆっくりと話す方なら、自分もゆっくりと話してみる。
このように実践してみてください。
2-4．自分も相手も尊重する
自分も相手も尊重して伝えることができれば円滑なコミュニケーションに繋がります。
コミュニケーションには、自己主張が積極的なタイプと消極的なタイプの方がいます。
例えば、「自分の意見を伝えることができない」「相手に合わせてしまう」という方は、自己主張が消極的なタイプかもしれません。
このタイプの場合「言いたくても言えない」といった不満が蓄積してしまったり、相手から「自分の意見がない」と思われてしまったりする可能性があります。
そうした際には自分の気持ちを素直に伝えることが一つの解決策になります。
相手を尊重することももちろん大切ですが、自分のことを尊重するのも同様に大切です。
実はこれはコミュニケーションスキルの１つであり、「アサーション」と呼ばれています。
自分がどんなタイプなのかを考えながら自分も相手も尊重する伝え方をしてみてください。
2-5．相手に伝わりやすい言葉を使う
相手に伝わりやすい言葉を使うことは話の内容を一度で理解してもらいやすくなるというメリットがあります。
例えば、あなたが新入社員だったとして、まだ馴染みのないビジネス用語を上司が多用したとします。
その時、あなたは一度で上司の説明を理解できるでしょうか？
きっと上司の文脈や状況から言葉の意味を考え、それでも分からない場合には、上司に意味を確認しないといけません。
もしくは間違った解釈をしてしまう可能性だってあります。
上司にとっては聞き馴染みがあり、当たり前のように、よく使うビジネス用語だったとしても、入社したばかりの新入社員には、分からない言葉の可能性が高いのです。
このように普段みなさんが当たり前に使っている言葉でも、相手にとっては伝わりにくい言葉の可能性があります。
もしかすると、意識せずに相手にとっては伝わりにくい言葉を使ってしまうこともあるかもしれません。
そんな時には相手の反応を見て、言葉を選んでみてください。
相手に伝わりやすい言葉を意識することは上手な伝え方ができるようになるポイントです。
2-6．結論から話す
「結論ファースト」という言葉があるように、結論から話すことで聞き手は安心して話を聞くことができます。
例えばある会社で、上司が部下に「〇〇の件、お客様から承諾していただけた？」と確認をしているシーンがあったとします。
それに対して部下から「〇〇を行った後に〇を行ったのですが、〇〇の状況になってしまいました。ですので、〇〇を行ったところなんとか承諾していただけました。」と返答があったとすると、
上司は結論を聞くまで「結局どうなったんだろう？」と思いながら話を聞くことになりますし、話に集中できなくなってしまうということも考えられます。
では、「結論としては承諾していただけました。ただ、経緯としては〇〇を行った後に〇〇を行ったのですが、〇〇の状況になってしまいました。ですので、〇〇を行いました。」という返答ではいかがでしょうか？
一番知りたかった結論を始めに知ることができその後の内容もスッと頭に入ってくることでしょう。
結論から話すことは上手な伝え方につながります。
2-7．事実と意見を分ける
事実と意見を分けることで、情報の整理ができる。伝えたい内容が相手に正確に伝わりやすい。といったメリットがあります。
例えば上司から、「このタスクは何時までに終わりそう？」と聞かれた際、
- ・完了させたい時間は12:00
- ・確実に終わらせられる時間が13:00
だとします。
ここで、Aさんは「頑張って12:00に終わらせたいと思います。」
Bさんは「13:00までには確実に終わります。なるべく早く終わらせます。」
と答えたとします。
AさんとBさんのどちらが伝わりやすいでしょうか？
この場合は、Bさんのように伝えると事実が上司に伝わります。
なぜならば、上司がここで聞きたいのは「何時までに終わるのか」という事実で、意見や意気込みを聞きたいわけではないからです。
どのような回答をするにしても、伝える際には相手が何を聞きたいのかを考えることも非常に大切です。
もしここでAさんのように伝えた場合、12:00までに終わらないという状況になってしまうと、上司としては、考えていた計画が崩れてしまう状況にもなりかねません。
さらには、再度確認の時間や、コミュニケーションの回数を増やしてしまうことにもつながってしまいます。
一度で正確に伝えるためにも、事実と意見を分けて、何を相手に伝えるべきか考えてみてください。
2-8．前提条件を合わせる
何かを伝える時には相手と話の前提条件を合わせることも大切なポイントです。
前提条件にズレが生じていると話がうまく進まないということにもなります。
例えば、友人と旅行の計画を立てていたとします。
旅行に行くということしか決めていなかった場合、自分は、１泊２日の旅行へ行くつもりで電車で行ける範囲で探していたけれど
いざ提案してみると、
相手からは「もっと飛行機とかに乗って遠いところへ行こうよ」という回答が、、、。
それだと計画がかなり詰まってしまうのではないか、と心配をしつつ話を進めると、
後々になって、実は相手は、２泊３日の旅行へ行くつもりでそういった発言をしていた。というように、前提条件が違ったことで、なかなか話が噛み合わないことが起こる可能性もあります。
この場合、「１泊で行くとしたら〇〇はどうかな？」のように前提条件を合わせておくと、一度で正確に伝わります。
事前に目的や認識といった前提条件を合わせておくことで、お互いに同じ認識をもって会話をすることができます。
それが結果として上手に伝えることにつながるのです。
2-9．相手の反応を見る
1-1．にてお伝えしたように、コミュニケーションにおいて大切なポイントは、伝えたい情報が「正確に」相手に伝わることです。
反応を見ながら伝えることで、こちらが伝えたい情報を、相手が正確に理解できているかを確認することができます。
例えば、１対多で行われるプレゼンテーションでは、発表者が一方的に話し続けるという状況が多くありますが、
自分のペースで一方的に話し続けるだけでは、うまく相手に伝わっていないという状況になりかねません。
例えば、相手がメモを取っていることが分かれば、少し時間を取ってみることや
頷きが少ない場合には、そこまでの内容のまとめを話してみるなど臨機応変な対応ができます。
もし、話している途中での対応が難しくても、内容が切り替わるタイミングで質問を受け付けることで、相手の反応を知ることができます。
このように、相手の反応を観察することで、上手な伝え方ができるようになります。
2-10．回りくどい表現を避ける
自分の発言に自信がない場合に、「～～のような」「～～ということになります」といった表現を使うことがあると思いますが、
こういった言葉は意味を持たないのにも関わらず、文章を長くしてしまうこともあるのです。
丁寧なつもりが伝わりにくい表現になっていたという状況にもなりかねません。
話の内容にもよりますが、こういった言葉を避け、端的に簡潔に伝えることを意識してみましょう。
３．伝え方が上達すると日々のコミュニケーションが変わる
上手な伝え方ができるようになる方法についてご紹介しましたがいかがでしたか？
興味が持てそうなものや、すぐに実践できそうなものがあれば是非試してみてください。
少し意識するだけでも、コミュニケーションに変化が現れるはずです。
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この記事でご紹介した伝え方はもちろん、聞き方など、普段なかなか意識をすることのないコミュニケーションを学ぶことで、日頃のコミュニケーションが大きく変わっていきます。
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