職場コミュニケーションの悩み解消！10のアプローチと重要スキルを解説

職場のコミュニケーションについて
多くの人が、口には出さずとも
さまざまな悩みを抱えています。

例えば、下記のようなことです。

もっと部下と親睦を深めるために
仕事とは関係のない話もしたいが、
どうすればいいか分からない…』

社員たちが、どんなことでも
誰とでも相談しやすい環境が
作れているだろうか…』

時代の背景が大きく
変わったこともあり、

何かと気を使ってしまう場面が増えて
職場で気軽にコミュニケーションが取りづらい
と感じるケースが多くなって
いるのではないでしょうか。

そこで、この記事では

これまで14000人が受講した
日本コミュニケーション能力認定協会
の監修の元、

職場コミュニケーションの
悩み解消に役立つ10のアプローチ」

についてご紹介していきます。

１．【個人間の】職場コミュニケーション５つの改善法

ここでは、個人から個人へ能動的に取り組むことができ、職場で役立つ「コミュニケーションを良くする方法」をお伝えします。

1-1．基本こそ重要！「話題」を準備しておく

社員とコミュニケーションをとるきっかけとして、話題になるトピックを準備しておくと安心できます。

話しかけようと思ったけれど、何を話すか迷ってしまい言葉を探しているうちに、結局うまくコミュニケーションがとれなかった、という悩みが無くなります。

政治ニュースやスポーツの話は、一見、話題にしやすそうですが、興味のない相手にとっては、ふられると苦痛な話題です。

では、職場に適した話題とは、どんなトピックなのでしょうか。

仕事に対するモチベーションが上がり、なおかつ、ふっと場が和むような話題が一番効果的です。

話がしやすい万能の話題とオススメできないＮＧ話題について、それぞれ３つの例と理由をご紹介します。

■【職場で話しやすい万能な話題３例とその理由】

■【オススメできない話題３例とその理由】

1-2．自己開示で心の距離を縮める

仕事人としての顔だけでなく、プライベートな側面を開示することで、相手との心の距離が縮まります。

例えば、出身地、趣味、家族やペットといった話題です。会話の中で、相手が自分との共通項を見つけてくれると、心の距離は一気に縮まります。

人は、「相手と自分は同じ」という認識を持つと、緊張感がほぐれ、安心感を持ちます。安心感は、信頼関係のベース。信頼関係が深まるので、何事も話しやすくなるのです。

自ら自己開示をしてもいいし、相手に質問を投げてみるのもオススメです。
以下の事例を参考にしてください。

■共通項が見つかりやすい話題

1-3．相手の長所を見つけることが関係改善のカギになる

仲間の「良い行いに気づく習慣」を持つと、相手とコミュニケーションがとりやすくなります。

相手の長所に目が行き、自分から相手に好感を持てると同時に、ねぎらいや感謝のメッセージを送りやすくなるからです。

こうしたねぎらいや感謝の言葉は、相手の自己重要感を満たします。

自己重要感とは、【自分自身のことを「価値のある存在」だと思っていたい、そして他人からも自分のことを「価値のある存在」だと認めてもらいたい】という強い心理欲求のことです。

そして人は、自己重要感を満たしてくれる相手に対し、心を開きます。結果、その後のコミュニケーションがとりやすくなるのです。

相手の良い行いに気づく目を持ち、些細なことでも言葉を掛けましょう。

■【言葉がけの例】

1-4．傾聴が相手に安心感をあたえる

職場でのコミュニケーションを円滑にするには、相手の話をよく聴くことが大事です。

人は誰しも「自分の話を聴いてほしい」という欲求を持っています。話を聴いてもらうことで、「受け入れてもらった」という安心感を抱きます。

話を聴いてくれた人に対し、強い信頼を抱くので、その後のコミュニケーションがうまくいきます。

「聴く」とひと言で表しても、案外、人の話をきちんと聴けていないことが多いものです。
日頃、相手の話を正しく聴けているのか、特に重要な３つのポイントを事例とともにチェックしましょう。

■【聴き方の振り返り】

ご紹介した聴き方を「傾聴」といい、コミュニケーション上手な人ほど、当たり前に使っています。職場において、相手の反応を変え、関係性を深める効果的なスキルになります。

1-5．お菓子で場を和ませる

１章の最後に、お手軽かつ効果的な方法として、お菓子を勧めることをご紹介します。
お菓子は、コミュニケーションのきっかけとして、互いに親近感を増すために、大いに役立ってくれます。

また、飴やチョコレートなどの甘いお菓子は、気持ちをほっと和ませる効果があります。会話のきっかけになり、相手の心をほぐす効果もありますので、ぜひ取り入れてください。

■【効果的なシチュエーションの例】

・咳をしているとき

「大丈夫？飴あるよ。どうぞ。」

相手の体調を気遣う。
飴いる？と聞くのではなく「どうぞ」と渡してしまう。

・お腹がグーっと鳴るのが聞こえたとき

「お腹すいたよね。チョコあるよ、食べよう。」

相手に恥をかかせないのがポイント。
私もお腹がすいたから一緒に食べよう、というスタンスで渡す。

・仲間が行き詰まっている様子のとき

「忙しそうだね。これで、糖分補給してよ。」

空腹になると不機嫌になる人も多いです。

お菓子をすすめることで、殺伐とした雰囲気を変える、
二次的な効果もあるでしょう。

２．【職場全体の】コミュニケーション５つの改善法

ここからは、個人間ではなく職場全体のコミュニケーションを良くする方法をお伝えします。

2-1．Good&Newで職場の空気がポジティブになる

「24時間以内にあった良いこと・新しいこと」を手短にシェアするというワークを「Good&New（グッドアンドニュー）」といいます。

この「Good&New」が、職場全体のコミュニケーションを良くするのに、大いに役立ちます。

仲間の「Good&New」を聞くことで、日頃、どんなことに関心を持ち、どんな世界観を持っているのか知ることができます。

また、仕事以外のプライベートな側面を垣間見ることもできるので、互いに親近感が湧きます。

朝礼や、ミーティング前のアイスブレイクに活用するといいでしょう。
ポジティブな出来事について軽く雑談をしておくことで、緊張感がほぐれ、明るい気持ちでその後の仕事に取り組むことができます。

■【Good&Newの主な効果】

■【Good&Newの質問と事例】

2-2．現状確認が職場の改善につながる

互いの現状確認をすることは、職場全体のコミュニケーションを良くし、仕事の生産性を上げるために、とても重要です。

【現状確認】により、互いにコミュニケーションをとることで、関係性が良くなっていくからです。

確認の際は、業務の進捗はもちろん、メンタル面においても、互いに相手の現状がわかっていれば、いざというときに助け舟を出したり、困っていることの相談に乗ることもできます。

こうした助け合いや悩み相談が、業務に支障がでる問題を未然に防ぐことになります。そうして、職場の皆がポジティブに業務に取り組むことにつながり、生産性が上がるのです。

具体的には、以下の項目を定期的に確認するといいでしょう。

■【現状確認すること】

2-3．ランチで結束力を高める

ランチを一緒にとることは、職場全体のコミュニケーションを良くし、メンバー同士の結束を高めるのに、とても有効です。

食事をしているときは心がオープンになりやすいので、普段話しにくいことも、話しやすくなります。

上司は、仕事中なかなか話せない部下と会話をする時間ができ、部下にとっては「こんなこと言って良いのかな？」という不安・心配を解消するチャンスになり、心の距離が縮まるでしょう。

昨今、会社の飲み会に参加するのを敬遠する人が増えています。「プライベートの時間を削りたくないので、飲み会は遠慮したい」という人でも、ランチなら勤務時間内であり、時間も1時間程度です。

誘うほうも、誘われるほうも気軽です。

せっかくの機会ですから、有効活用したいもの。部下とのランチコミュニケーションでは、以下のポイントを意識してください。

■【ランチコミュニケーションで意識すること】

■【ランチコミュニケーションの例】

2-4．計画的な面談が職場に安心感をあたえる

面談として、コミュニケーションをとる機会を定例化することで、職場全体のコミュニケーションが良くなり、部下との関係が円滑になります。

なぜなら、互いに「面談のときに話ができる」とわかっているため、上司は、部下の状況を定期的に必ず知ることができ、部下は、現状を上司に相談できるという安心感を持つことができます。

また心情面においても、話す内容についても互いに準備ができるので、計画的な面談は、コミュニケーションの循環に大いに役立ちます。

■【面談を成功させるポイント】

これは、心理学NLPやNLPコーチングの質問スキルであり、目標達成や問題解決に向けて、相手の行動を促すのに効果を発揮します。特にコーチングは使い方次第で、部下との面談に役立ちます。

2-5．ヒアリングミーティングが問題解決のポイント

メンバー全員が揃い、真剣に仕事について話し合う【ヒアリングミーティング】の場をつくると、職場全体のコミュニケーションは良いほうへ循環します。

なぜなら、こうした全員が集まる場で問題や目標を皆で話すことは、コミュニケーション能力を試す場になり、互いの考えを率直に伝え合うことができるからです。
このようなヒアリングミーティングは、相互コミュニケーションはもちろんのこと、メンバー全体の士気を高めるための最高の場となります。ぜひ、積極的に活用してください。

ヒアリングミーティングの効果を最大限にするため、以下のポイントを心がけてください。

■【ヒアリングミーティングを成功させるポイントと事例】

上司や先輩社員の主な役割は、ファシリテーターと聞き役です。部下や後輩たちに発言させ、たくさんの意見を引き出すことも、成功のポイントです。

そうやって、たくさんの意見を引き出すことで、お互いを知ることにつながり、コミュニケーションが密になり、結果的に問題解決や目標達成を促進させてくれます。

まとめ

職場コミュニケーションを良くするには、個人間と、個人から全体へと、両方のアプローチを行うことが、もっとも効果的です。

個人間では、相手の心情を大切にし、人として誠実に向き合う意識を持ちましょう。

個人から全体への取り組みとしては、組織としての役割が順調に動くことを念頭に、オペレーションそのものを工夫していくとよいでしょう。

この記事で紹介した内容を実践することで、職場のコミュニケーションが良くなっていきます。

そうして快適な空間をつくることができ、働きやすい職場づくりを叶えることができます。

また、職場コミュニケーションを良くするために、コミュニケーションの講座に参加するのも効果的です。

このメディアサイトを運営している日本コミュニケーション能力認定協会では、コミュニケーション能力向上のための講座を提供しています。

この記事でも紹介したGood&Newや傾聴について、実践を通して学ぶことができます。

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あなた自身と、共に働く仲間の笑顔のため、ぜひご活用ください。

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